Co pro vás dělá naše Zahraniční oddělení před odjezdem?
Potřebujete-li konzultaci ohledně administrace přípravy vašeho výjezdu, obraťte se na nás na outgoing@vscht.cz.
Před odjezdem organizujeme informační schůzky. Termíny a více informací sledujte v Infoboxu a v prezentaci.
Nejpozději 14 dní před výjezdem pro vás připravíme Účastnickou smlouvu, nebo-li finanční dohodu.
1. Nominace
Toto je první krok k přihlášce na hostitelskou universitu. Nominaci dělá Zahraniční oddělení krátce poté, co jste byli vybráni a váš výjezd byl schválen. Dostanete potvrzení mailem a současně časový odhad, kdy proběhne vaše nominace. Následně byste měli obdržet další instrukce ohledně přihlášky přímo od hostitelské univerzity na váš školní e-mail.
Jaké jsou vaše další kroky?
2. Přihláška
Po nominaci budete vyzváni již přímo přijímající institucí, aby jste podali svou přihlášku (Application). Většinou se jedná o vyplnění interních on-line aplikačních formulářů a nahrání Learning Agreement Before Mobility, výpisu známek v EN (vystaví vám děkanát) a poskytnutí dalších osobních údajů. Od toho momentu jste sami zodpovědní za předložení všech potřebných dokumentů a komunikujete s univerzitou samostatně.
3. OLA online Learning Agreement
Pro studenty nově platí povinnost vyplnit a odeslat online Learning Agreement. Ten bude prostřednictvím OLA platformy sdílen s námi i s přijímající univerzitou. Vyhotovujte prosím až v okamžiku, kdy máte dokončenou přihlášku a domluvený studijní plán.
POZOR! Tento dokument nenahrazuje Learning Agreement Before Mobility v papírové podobě. Ten musíte mít podepsaný proděkany a garanty předmětů a zaslaný k podpisu fakultnímu Erasmus+ koordinátorovi na outgoing@vscht.cz k podpisu. Až poté vám bude podepsána OLA za Sending Institution. Responsible person je Lenka Polanská, Contact person můžete vynechat. Jakmile Receiving Institution podepíše OLA, nemusíte již shánět jejich podpis na papírovou formu Learning Agreement Before Mobility.
Jaké dokumenty si musíte nyní zajistit či dokončit?
4. Letter of Acceptance
Jamile přijímající univerzita vaší přihlášku přijme a schválí, zašle vám buď Letter of Acceptance nebo jiné potvrzení do mailu. Po zkušenostech upozorňujeme, že tento proces může trvat i pár měsíců…
5. Learning Agreement for Studies Before Mobility.
V rámci komunikace s přijímající institucí dokončete kompletně Learning Agreement for Studies Before Mobility a zajistěte si všechny potřebné podpisy.
doporučujme
- Ověřte si, že všechny kurzy/předměty, které jste si předem vybrali, jsou aktuální a skutečně budou vyučovány
- Jakmile máte všechny dostupné informace, nechte dokument podepsat zodpovědnými osobami na VŠCHT a za přijímající instituci.
- Nezapomeňte na podpisy garantů za uznatelné předměty
6. Pojištění
Jste povinni zajistit si cestovní pojištění na celou dobu pobytu. EHIC kartička Evropského pojištění NEPOSKYTUJE bohužel k výjezdu dostačující krytí výloh a adekvátních služeb. Kopie pojistné smlouvy je přílohou Účastnické smlouvy a musíte jí doložit zahraničnímu oddělení.
7. Účastnická smlouva
Jakmile máte všechny potřebné dokumenty hotové, nahrajete výše uvedené dokumenty + odpovíte na otázky zde v tomto formuláři. Následně kontaktujte outgoing@vscht.cz a sjednejte si schůzku na podpis Účastnické smlouvy (finanční dohody). Toto učiňte nejpozději 14 dní před vaším odjezdem.
Vaše finanční podpora bude prováděna v EUR. Důrazně doporučujeme zřídit si účet v EUR, abyste nepřišli o část podpory na poplatcích za převody z jiné měny.
Co musím mít k podpisu připraveno?
Letter of Acceptance který uvádí přesná data vašeho pobytu (očekávaný příjezd, odjezd) a může obsahovat i informace a termín tzv. Orientation/Welcome week. Tato doba vám bude započtena do doby pobytu.
Pojištění (kopii pojistné smlouvy) dokládající, že jste pojištěni na celou dobu pobytu
Learning Agreement Before Mobility podepsaný všemi zúčastněnými stranami (vámi, proděkanem pro pedagogiku, proděkanem pro zahraniční styky tzv. fakultním koordinátorem, přijímající institucí a garanty předmětů)
OLA - odeslaný a el. podespaný i za hostitelskou univerzitu (v případě, že se vám proces nepodaří dokončit, např. proto, že protistrana nemá OLA, pošlete prosím nějaký důkaz - printscreen, e-mail).
EUR detaily účtu (název banky, BIC/SWIFT, IBAN).
Co si zařizujete v mezičase?
8. Cesta a ubytování
Zajištění cesty a ubytování v místě destinace je plně ve vaší kompetenci. Jen upozorňujeme, že finanční podpora mobility, kterou od školy obdržíte, je fixní částka pouze dle destinace a doby pobytu a nemění se v závislosti na výši vašich cestovních nákladů a nákladů na ubytování - zde důrazně varujeme před různými FB nabídkami, kde je vyžadována platba zálohy za ubytování předem. Bývají to podvodné nabídky.
doporučujeme
Kontaktujte hostitelskou univerzitu a jejich oddělení Zahraničních vztahů, aby vám poskytli maximum informací o možnostech studentského ubytování například na kolejích. Je-li to možné, sjednejte si rezervaci a informujte je o datu svého příjezdu.
9. Green travel
Přemýšlejte o jiném dopravním prostředku, než je letadlo. Erasmus určité alternativní způsoby dopravy podporuje. Více můžete nalézt zde.
10. Informujte děkanát
Nezapomeňte informovat děkanát o vašich odjezdových plánech a jakmile budete mít konkrétní data odjezdu a předpokládaného příjezdu, informujte je!
Co je důležité vědět před odjezdem a co dále doporučujeme?
11. Erasmus Student Chart
Zde najdete důležitý dokument, který si prostudujte před odjezdem. Definuje vaše práva a povinnosti při výjezdu do zahraničí.
12. Registrace do databáze DROZD
Důrazně doporučujeme všem studentům, kteří cestují do zahraničí, aby se registrovali na stránkách Ministerstva zahraničních věcí do databáze DROZD.
Jedná se o projekt Dobrovolné registrace občanů České republiky při cestách do zahraničí (DROZD), který umožňuje účinně poskytovat aktuální upozornění k cestám a pobytu. V případě mimořádných událostí zastupitelskému úřadu napomáhá organizovat pomoc českým občanům, kteří poskytnou na dobrovolném základě informace o svém plánovaném pobytu v zahraničí.
13. OLS (Online Language Support)
Před výjezdem můžete (nově není povinné) absolvovat OLS jazykový test a získat tak přístup k mnoha on-line jazykovým kurzům ať už k jazyku studia, nebo jazyku, kterým se hovoří v místě vaší destinace. Vstup zde:
Pro zjednodušení, můžete si projít Instrukce, jak se na platformu přihlásit.